Omarm de afdelings­nieuwsbrief

En ja, die is gemaakt met WordArt

De afdeling communicatie is er niet altijd fan van; afdelingen die een eigen nieuwsbrief hebben. Ze zijn gemaakt met WordArt, kernboodschappen nemen ze niet of niet goed over en dan hebben we het nog niet eens over de tone of voice. Maar, de afdelingsnieuwsbrief wordt vaak met veel enthousiasme gemaakt, is een enorme bron voor storytelling en, nog belangrijker, hij wordt gelezen. De voordelen van de afdelingsnieuwsbrief op een rij.

Authentiek & betrouwbaar

Afdelingsnieuwsbrieven worden soms als betrouwbaarder ervaren dan een coroporate bericht vanuit de directie. Misschien niet als het om heel feitelijke informatie gaat, zoals de introductie van een nieuw functiehuis, de aankondiging van een fusie of een reorganisatie. Dat vraagt natuurlijk om een bericht vanuit de directie. Maar vooral bij cultuurveranderingen kan een verhaal in een afdelingsnieuwsbrief authentieker overkomen dan een ‘gelikt’ pr verhaal van de professionals.

Bijvoorbeeld: een teamleider heeft enthousiast meegewerkt aan een intern filmpje over de nieuwe organisatiecultuur en ze vertelt daar over in de afdelingsnieuwsbrief. Medewerkers gaan het filmpje bekijken, terwijl ze het wellicht hebben gemist toen het op intranet werd geplaatst. Dan kun je de onprofessionele foto, onprofessionele opmaak en het grapje op het eind over de nominatie voor de Oscars gerust door de vingers zien.

Tone of voice

Inderdaad, wij zouden op de interne communicatiekanalen niet snel een grapje maken over de Oscars in relatie tot interne filmpjes over de nieuwe organisatiefilosofie. Maar binnen de afdeling zelf slaat het aan. Misschien moeten we als professionals ook inzien dat wat we vanuit ons vakgebied en onze rol niet kunnen bereiken. Namelijk precies de juiste humoristische snaar raken bij medewerkers. Dat we dat, vooral in grote organisaties, niet kunnen, doet geen afbreuk aan wat we allemaal wel toevoegen aan de organisatie. Dat hoef je niet te bewijzen door een verbod op afdelingsnieuwsbrieven.

Het is er al

Interne communicatie, wel of niet in de vorm van een nieuwsbrief in een Word sjabloon, is er al. Het is een gegeven. We kunnen als professional twee dingen doen: proberen alle aspecten van interne communicatie onder controle te krijgen of we bewegen mee en zien de bestaande interne communicatie als een bron van verhalen waar we bij aan kunnen sluiten en waar we uit kunnen putten. En passant maken we de organisatie dan ook nog communicatiever.

Maar…?

Ik hoor je inderdaad denken: wat als ze ons logo en onze huisstijl verkeerd gebruiken en wat als er echt negatief en schadelijke verhalen instaan. Dat zijn inderdaad de grenzen. We blijven beleefd en ‘hygiënisch’, als dat niet zo is, dan kan dat echt niet. Tegelijkertijd is een zure tekst op een afdeling wel weer en mooie aanleiding om met de afdeling in gesprek te gaan. In welke behoefte wordt niet voorzien, waarom zijn ze boos en waar ligt de oplossing? Durf het gesprek aan te gaan en je verbindende rol te pakken als adviseur. Respecteer de mooie enthousiaste bron die een nieuwsbrief in WordArt is. Ik durf te wedden dat ze dan open staan voor wijzigingen die je terloops voorstelt.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *